SmartHR連携の設定方法

SmartHRと連携し同期することで、SmartHRに登録された従業員情報をKiteRaに自動的に取り込むことができます。
なお、連携を行うためには、SmartHR PlusからKiteRaの連携機能をインストールする必要があります。

「連携と同期」は、以下の「2. SmartHRと連携を設定する」と「3. ユーザー同期設定を行う」の手順で行えます。

SmartHRから取り込むことができる従業員情報

KiteRaユーザー登録前	・メールアドレス　　　　　　　　　　・氏名（ビジネスネーム優先）
KiteRaユーザー登録後	・氏名（ビジネスネーム優先） ※SmartHR上で氏名を変更するとKiteRa上にも自動で反映されます・退職情報 ※退職済ユーザーはKiteRaのワークスペースから除外されます

1. 「システム管理者」および「管理者」にて、設定したいワークスペースの［ワークスペース設定］をクリック

2. 開いたメニューの中の［外部サービス連携］をクリックし、［SmartHR］→［連携する］をクリック

SmartHRのログイン画面に移動するので、メールアドレス・パスワードを入力しログインします。

正常に認証が行われると、「SmartHRとの連携が完了しました。」と表示されます。

※SmartHRでマルチログインアカウントをお持ちの場合、連携先の選択画面が表示されます。
連携先を間違えないようご注意ください。

3. ［KiteRaに戻る］をクリック

KiteRaの画面に戻ると、設定画面には「 SmartHR企業アカウント＜◯◯＞と連携中」と表示されます。
※「◯◯」はSmartHR上で設定されている企業名

1. ［ユーザー同期設定］の［有効にする］にチェックを入れる
2. デフォルトグループをプルダウンから選択する
※選択したグループが同期する全従業員に設定されます。

［設定を保存］をクリックすると、「SmartHRの設定を保存しました」と表示されます。

SmartHRとの連携とユーザー同期設定を行った後は、毎日午前2時に自動でSmartHRとの従業員情報の同期が行われます。
SmartHR情報の氏名とメールアドレスでKiteRaにユーザーが招待され、招待したユーザーのメールアドレスと登録日時が表示されます。

［SmartHR］→［ユーザー同期履歴］から同期履歴を確認できます。

成功の場合：緑丸のチェックマーク
失敗の場合：赤丸のビックリマーク

また、［同期ログをダウンロード］アイコンから同期結果のダウンロードができます。
失敗した場合にも原因が記載されますので、詳細を確認されたい場合にご利用ください。

【ユーザー同期結果】

【失敗となってしまうパターン例】

・従業員メールアドレスの形式が不正
・従業員メールアドレスのドメインがKiteRaの設定で許可されていない
・KiteRaで契約しているプランのユーザー数を超過している

※一部のユーザーのみ失敗した場合でも失敗扱いとなります。

各ユーザーに招待メールが届くので、こちらのページを参考に登録をしてください。

【注意事項】

1. ［ワークスペース設定］から［外部サービス連携］を開き、［SmartHR］→［解除する］をクリック

2. 「連携を解除しますか？」と表示されるので、［解除する］をクリック

SSO連携を設定している場合は、SmartHR連携を使えません。(逆も同様です)
初回同期時のユーザーの役割はすべて「メンバー」です。
役割の変更が必要な場合は、KiteRaに登録後に変更をお願いします。
役割の変更方法はこちらのページにてご案内しております。
「メールアドレス」情報が同期できるのは初回のみです。
KiteRa登録後に変更があった場合は、KiteRa上で直接変更をお願いします。
連携中は、KiteRa側で名前の変更はできません。
退職しワークスペースから削除された場合でも、
親会社のユーザーを「関連企業ワークスペースにアクセス可能なユーザー」に設定している場合は、親会社経由でアクセスできます。
必要に応じて［関連企業管理］から「ユーザーを削除」してください。