役割・権限に関する変更点のご案内
2023年12月1日に、「役割」と「権限」について機能追加と一部変更を実施いたしますので、事前にご案内させていただきます。
KiteRa Bizの「役割」、「権限」とは？
KiteRa Bizでは、ユーザー毎の利用できる機能や規程・協定届・フォルダに関する操作範囲等を、「役割」と「権限」でそれぞれ制御しています。
- 「役割」とは？
KiteRa Bizでは、ユーザー毎の利用できる機能（メニュー表示 及び 操作範囲）を設定するもの を、「役割」と呼んでいます。 - 「権限」とは？
KiteRa Bizでは、規程・協定届・フォルダに関する操作の範囲を設定するものを「権限」と呼んでいます。
役割の種類が増えます。
社内の情報システム部門等のシステム管理者に付与する役割が欲しいというご要望にお応えし、役割の種類を３種類から４種類に増やしました。現存の役割「管理者」を、主にセキュリティ周りを含め全ての機能が利用可能な「システム管理者」と主にセキュリティ周り以外の全ての機能が利用可能な「管理者」の２つに分けております。
現存の役割が「管理者」のユーザーは、一旦、全員を新役割「システム管理者」に割当てますので、セキュリティ周りの機能を利用しないユーザーは、「管理者」への変更をお願い致します。
※ユーザー毎の役割は、[ワークスペース設定]の[メンバ―管理]機能にて設定・変更します。
役割の設定・変更方法については、こちらをご確認ください。
「役割」の種類
「役割」の種類は新設と名称変更を含む、下記の4種類となります。「役割」は下記のようなユースケースを想定して4種類をご用意しておりますが、ユースケースに関わらず、それぞれのユーザーに利用させたい機能に基づき、設定することが可能です。
※「役割」毎の利用できる機能（メニュー表示 及び 操作範囲）の詳細は、役割表・別表をご確認ください。
| システム管理者 （旧：管理者） | 社内の情報システム部門等、システムの管理者を想定。全ての機能が利用可能。 主にセキュリティ周りの管理をして頂く役割。 |
| 管理者 | 社内にて規程業務の取りまとめを行う責任者 及び その部署の業務担当者を想定。 セキュリティ周り以外の全ての機能が利用可能。主に、ユーザーの役割・権限の設定や、関連企業の管理、規程の作成・変更の取りまとめを行う役割。 |
| 担当者 （旧：規程担当者） | 社内の各部署において、それぞれの部署が所管する規程に関する実際の業務（作成・編集・電子申請・社内周知等）を担当する担当者を想定。主に、規程・協定届の作成・編集・電子申請・社内周知等を行う役割。 |
| メンバー （旧：一般ユーザー） | 規程・協定届の閲覧のみ行う一般の従業員を想定。 KiteRa Biz上で規程・協定届の閲覧、社内周知の確認を行う役割。 |
規程・協定届・フォルダの操作を「権限」の制御に統一します。
KiteRa Bizでは、規程・協定届・フォルダに関する操作の範囲を設定するものを「権限」と呼んでいますが、現存の機能では、規程・協定届・フォルダの操作範囲について、「役割」と「権限」両方で制御しているものがあり、動作がわかりづらい部分がありました。
今回、上記のわかりづらい部分を整理し、規程・協定届・フォルダの操作範囲については、「権限」のみの制御に統一致しました。
「権限」の種類
「権限」の種類は下記の2種類です。
※規程・協定届・フォルダに関する権限による操作範囲の詳細については、権限表をご確認ください。
※規程・協定届・フォルダ毎の権限は、グループ管理機能にて、設定・変更します。
グループ管理機能については、こちらをご確認ください。
- 読み取り権限 規程・協定届・フォルダを読み取ることができる。
- 書き込み権限 規程・協定届・フォルダを読み取る & 書き込むことができる。
上記整理による変更のポイント
規程の履歴表示について
| 旧 | 新 |
|---|---|
| 役割が管理者・規程担当者のユーザーは、全ての規程について、途中保存も含めた履歴の全てを確認することができる。 | 役割によらず、当該規程について ・「書き込み権限」が設定されたユーザー → 全ての履歴を確認することができる。 ・「読み取り権限」が設定されたユーザー → 版確定した履歴のみ確認することができる。 ※途中保存の履歴は表示されない。 |
規程（新旧対照表含む）・協定届のエクスポートについて
| 旧 | 新 |
|---|---|
| 権限によらず、当該規程/協定届について ・役割が管理者・規程担当者のユーザー → エクスポートできる。 ・役割が一般ユーザーのユーザー → エクスポートできない。 | 役割によらず、当該規程/協定届について ・「書き込み権限」が設定されたユーザー → エクスポートできる。 ・「読み取り権限」が設定されたユーザー → エクスポートできない。 |
グループ管理にデフォルトグループを設定しました。
※既に設定頂いている既存グループの設定・動きには、影響ありません。
今回の「権限」制御の変更に伴い、グループ管理に、下記2つのデフォルトグループが設定されます。 本デフォルトグループのグループ名の変更・削除はできません。
- 編集権限グループ 全ての規程・協定届・フォルダに書き込み権限のあるグループ
- 閲覧権限グループ 全ての規程・協定届・フォルダに読み取り権限のあるグループ
今後、役割が「システム管理者」及び「管理者」のユーザーは、自動的にデフォルトグループの編集権限グループ （全ての規程・協定届・フォルダに書き込み権限あり）に割当てられます。
※「システム管理者」「管理者」を編集権限グループから削除することはできません。
なお、本件に関わるヘルプページは適宜修正してまいりますので、
いましばらくお待ちくださいませ。