これができたらKiteRaマスター！社内での運用に向けて準備しよう
※STEP.4～5の機能は、ご契約プランによっては利用できない場合があります。
従業員へ規程のアクセス権限を付与しよう
［グループ管理］では、規程・ユーザーごとに、
閲覧や編集を行うためのアクセス権限を管理することが可能です。
規程ごとに読み取り、または書き込みの権限を付与することにより、対象の規程にアクセスできるようになります。
規程関連業務を行う社員やその他の社員など、従業員に合わせて権限を設定しましょう。
グループ管理とは担当者に規程編集権限を与えたいメンバーに規程閲覧権限を与えたい
関連企業の規程管理も一元化しよう
関連企業の規程やユーザーも一元管理したい場合、［関連企業管理］にて対応が可能です。
複数企業ある場合も、企業ごとにワークスペースを分けて管理できます。
関連企業管理を利用すると出来ること関連企業ワークスペースの作成
関連企業ワークスペースに入ることができるのは、以下の場合です。
・メインワークスペースのユーザーを、関連企業へシステム管理者としてアクセス権を付与した場合
→メインワークスペースの企業の従業員を設定することを想定
・関連企業ワークスペース＞［ユーザー管理］で管理者・担当者・メンバーとして招待した場合
→関連企業の従業員を招待することを想定
状況に合わせて設定・招待しましょう。
関連企業へユーザー招待をしたい
メインのワークスペースと関連企業ワークスペースで規程を共有することも可能です。
同一規程の重複した編集やワークスペース間での規程内容の乖離を防ぐことに役立てていただけます。
規程を関連企業WSへ共有する
使用しなくなった関連企業ワークスペースは、アーカイブ（別の場所へ保存）したり、削除することができます。
関連企業ワークスペースのアーカイブ・削除
従業員を招待しよう
複数の従業員がいる場合は、1人ずつの招待でなく、複数のユーザーを一括で招待をすることも可能なため、作業時間が削減できます。
ユーザーインポート機能について従業員が退職したり間違えて招待した場合など、不要になった場合はユーザーを削除しましょう。
ユーザーを削除するユーザーに役割を設定した後、変更することも可能です。
役割を変更する
規程を周知しよう
規程・労使協定等を改定した際に、お知らせを作成し、社内へ周知したり、
周知した履歴や従業員が確認したアクセス記録も保管します。
周知が正しく行われていることに対してのエビデンスとしても利用可能です。
社内周知機能について
セキュリティ管理をしよう
セキュリティに関しての機能もありますので、ぜひご活用ください。
シングルサインオン（SSO）は 1つのIDとパスワードを入力し、
複数のWebサービスやアプリケーションにログインできる仕組みです。
シングルサインオンサービス(IdP)をご利用されている場合、KiteRaとIdPの設定をすることで、
KiteRaのログイン時に、1つのID・パスワードを利用しログインできるようになります。
シングルサインオン（SSO） の設定をする
誰がいつログインしたか、どの規程を編集したかなど、
ユーザーがKiteRa上で行った操作を確認したい時に確認することもできます。
監査ログのダウンロード
ユーザーの使用するメールアドレスを制限されたい時に設定ください。
メールアドレスのドメイン制限
お役立ち機能を活用しよう
社内周知機能は、メールに加えSlackへ連携することも可能です。
Slackと連携設定をしていただくと、社内周知がSlackのDMにて通知されます。
出先ですぐにパソコンを確認できないときなどにも便利です。
社内周知のSlackでの通知
SmartHRをご利用の場合は、SmartHRと連携し同期することで、
SmartHRに登録された従業員情報をKiteRaに自動的に取り込むことができます。
入社・退職や氏名変更の際にも、SmartHRの従業員情報を更新するだけで
KiteRaのユーザー情報にも反映されるようになり、更新作業の二度手間が省けます。
SmartHR連携の設定方法
KiteRaでは、みなさまにご利用いただける雇用契約書など、書式・労使協定例をご用意しております。 こちらもぜひご活用ください。
書式集のダウンロード方法